Основным документом, подтверждающим период работы гражданина, в соответствии с «Правилами подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий», утвержденными постановлением Правительства РФ от 27.07.2002г. №555, является трудовая книжка установленного образца.

При отсутствии трудовой книжки, а также в случае, если в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные сведения, либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы или имеются исправления и дописки в подтверждение работы принимаются справки, выданные работодателями или архивными органами (с указанием приказов о приеме и увольнении) или выписки из лицевых счетов и расчетных ведомостей на выдачу заработной платы.

При несохранности архивных документов предприятий, учреждений, организаций и колхозов допускается установление стажа работы по свидетельским показаниям в отношении работы в качестве рабочего, служащего, члена колхоза или иной работы, на которой работник подлежал государственному социальному страхованию.

Стаж работы по свидетельским показаниям устанавливается только при условии несохранности архивных документов предприятия или учреждения, в котором работал заявитель (что должно подтверждаться справками предприятия (его правопреемника) и архивного органа) и наличия двух свидетелей, знающих заявителя по совместной работе и представивших документы, подтверждающие совместную работу в подтверждаемый период.
Стаж работы по свидетельским показаниям указанным лицам устанавливает управление Пенсионного фонда по месту жительства заявителя. Для подтверждения периода работы гражданина на предприятии или в учреждении, в случае несохранности архивных документов, в управление ПФР по месту его жительства необходимо представить:
-​ справки о несохранности архива предприятия, где заявитель работал;

- двух свидетелей, работавших вместе с гражданином в подтверждаемый период и имеющих документы о совместной работе; если свидетели не могут обратиться в управление ПФР по месту жительства для дачи показаний (в случае проживания их в другом регионе), то они могут быть опрошены в управлении ПФР по месту их проживания на основании запроса управления ПФР по месту жительства заявителя.
При представлении требуемых документов и рассмотрении показаний свидетелей, имеющих документы о совместной работе, управление ПФР по месту жительства заявителя в установленном порядке выносит решение о включении подтверждаемого периода работы в трудовой стаж заявителя.